1. Wie is verantwoordelijk?

MijnSoos is een applicatie voor sociëteiten en verenigingen. Dit privacybeleid geldt voor de verwerking van persoonsgegevens via de MijnSoos-applicatie en website.

Voor je MijnSoos-account, de beveiliging van het platform en de werking van onze dienstverlening is MijnSoos verantwoordelijk voor de verwerking. Voor gegevens die jouw vereniging in MijnSoos invoert over haar leden, activiteiten, aankopen en saldo, is de vereniging in veel gevallen de verwerkingsverantwoordelijke en treedt MijnSoos op als verwerker. De vereniging bepaalt dan het doel en de middelen van die verwerking. Heb je hierover vragen, dan kun je ook contact opnemen met het bestuur of de beheerder van jouw vereniging.

2. Welke gegevens verwerken we?

Afhankelijk van hoe je MijnSoos gebruikt, kunnen we de volgende gegevens verwerken:

• accountgegevens, zoals je naam, e-mailadres en de gegevens die nodig zijn om in te loggen;
• gegevens over je lidmaatschap, vereniging, rol en toegang tot MijnSoos;
• saldo-, aankoop-, activiteit-, betaal- en verrekeningsgegevens;
• factuur- en ontvangergegevens die een vereniging invoert, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, organisatie- of btw-nummer;
• technische en beveiligingsgegevens, zoals sessiegegevens, IP-adres, browsergegevens en tijdstippen van handelingen;
• afbeeldingen die jij of jouw vereniging uploadt, zoals profielfoto's en productafbeeldingen bij catalogusitems; en
• gegevens die je zelf aan ons of aan de beheerder van je vereniging doorgeeft bij een vraag of verzoek.

Je wachtwoord wordt niet in leesbare vorm bewaard. Gegevens voor de Mollie-koppeling, zoals OAuth-toegangstokens, worden versleuteld opgeslagen en zijn niet zichtbaar in je browser.

3. Waarvoor gebruiken we je gegevens?

We gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• het aanmaken en beheren van je account en lidmaatschap;
• het tonen en bijhouden van saldo, activiteiten, aankopen en administratieve gegevens;
• het verwerken en controleren van betalingen, terugbetalingen en facturen;
• het versturen van noodzakelijke service-e-mails, zoals accountbevestigingen en wachtwoordresetlinks;
• het beveiligen, onderhouden en verbeteren van MijnSoos en het voorkomen van misbruik; en
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals fiscale en administratieve bewaarplichten.

We gebruiken je gegevens niet voor commerciële nieuwsbrieven of gerichte advertenties zonder de daarvoor benodigde toestemming.

4. Rechtsgrond

We verwerken gegevens omdat dat nodig is om de overeenkomst met jou of jouw vereniging uit te voeren, om te voldoen aan een wettelijke verplichting, omdat we een gerechtvaardigd belang hebben bij een veilig en goed werkend platform, of — wanneer dat nodig is — omdat je toestemming hebt gegeven. Als een vereniging gegevens over jou laat verwerken, gebeurt dat op basis van haar instructies en de afspraken met MijnSoos.

5. Met wie delen we gegevens?

We delen persoonsgegevens alleen als dat nodig is voor de doelen hierboven, om een dienst te leveren, of wanneer de wet dat verplicht. We verkopen je persoonsgegevens niet.

6. Doorgifte en beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en onrechtmatig gebruik. Daaronder vallen onder meer toegangsbeperkingen, sessiebeveiliging en het versleuteld opslaan van Mollie OAuth-tokens.

Onze dienstverleners kunnen gebruikmaken van subverwerkers of infrastructuur buiten de Europese Economische Ruimte. Als persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen we voor een passende wettelijke grondslag en passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen. De privacyvoorwaarden van de genoemde leveranciers bevatten meer informatie over hun eigen verwerking en subverwerkers.

7. Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Account- en lidmaatschapsgegevens bewaren we zolang je account of het lidmaatschap bij de vereniging actief is. Na beëindiging of een verwijderverzoek verwijderen of anonimiseren we gegevens wanneer dat kan. Gegevens die nodig zijn voor wettelijke, fiscale of administratieve verplichtingen, of voor het vaststellen van rechten en verplichtingen, kunnen we langer bewaren zolang die verplichting of noodzaak bestaat. Sessies en tijdelijke resetgegevens worden bewaard zolang dat nodig is voor hun beveiligde werking.

8. Cookies

MijnSoos gebruikt noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken voor het inloggen, het veilig houden van je sessie en het verwerken van bepaalde beveiligde koppelingen. Op basis van de huidige inrichting gebruiken we geen tracking- of advertentiecookies.

9. Jouw rechten

Je hebt, binnen de grenzen van de AVG, het recht om je persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren, te laten verwijderen of de verwerking te laten beperken. Ook kun je in bepaalde situaties bezwaar maken tegen verwerking, je gegevens ontvangen voor overdraagbaarheid en toestemming intrekken als de verwerking daarop is gebaseerd.

Een verzoek kun je indienen via [email protected] of via de beheerder van jouw vereniging. Vermeld bij je verzoek om welke gegevens en welk account het gaat. We kunnen vragen om aanvullende informatie om je identiteit te controleren. Je ontvangt zo snel mogelijk en uiterlijk binnen één maand reactie, tenzij een wettelijke uitzondering of complexiteit een langere termijn rechtvaardigt.

Ben je niet tevreden over de manier waarop we met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienst of de wet verandert. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen informeren we je via MijnSoos of via het e-mailadres dat aan je account is gekoppeld.